Recentemente, encontrei um velho amigo. A primeira coisa que ele perguntou foi: "Como vão as coisas?". Eu respondi: "Ocupado". Essa resposta "ocupado" foi automática, e eu diria até mesmo que é provavelmente a resposta mais comum que alguém receberia de empresários e profissionais. Para mim, a afirmação também é verdadeira, e os membros da minha equipe também têm trabalhado duro no Calendário. Não gostaríamos que fosse de outra forma.
Você já se perguntou se você está apenas agindo "ocupado"? Se você parece ocupado apenas para ser um fingidor - isso é uma coisa ruim? Eu responderia, "sim", só estar ocupado (como um fingidor) é uma coisa "ruim". Se você está fazendo malabarismos com várias tarefas, como responder a e-mails e ser ativo nas mídias sociais - a produtividade empresarial não é formada por esse tipo de ações descuidadas. Admita a si mesmo que você está se mantendo ocupado sob o pretexto de ser produtivo, e estas ações não o ajudarão a se aproximar de seus objetivos. Em resumo, você está apenas perdendo seu tempo.
Para ter certeza de que você não está caindo na armadilha do "ocupado por nada" - aqui estão nove maneiras para você se ajudar a ser produtivo. Como resultado, você será mais eficaz no trabalho e terá tempo para se concentrar no que é mais importante em sua vida.
1. Identificar o que é importante e necessário.
As pessoas ocupadas são conhecidas por saltar rapidamente em cada tarefa. Eles não hesitam em aceitar pedidos - e as pessoas os amam por isso. O problema é que quando você está continuamente apagando incêndios, você acaba se concentrando em coisas que são urgentes, mas não essenciais.
Se sua escolha é estar envolvido no crucial, mas não crítico - tenha uma compreensão clara do que você está fazendo. Estas ações farão com que você não cumpra os prazos e não alcance seus objetivos. Pessoas produtivas podem identificar o que é importante e necessário. Elas fazem das coisas mais importantes uma prioridade sobre as que podem esperar ou que não têm um prazo.
2. Otimize sua organização.
Você está tão ocupado que não tem tempo para sentar-se por cinco minutos e não fazer nada? Mesmo as pessoas que estão administrando vários negócios não estão tão ocupadas. A verdade é que você simplesmente não está sendo organizado. Há uma grande diferença no processamento mental da pessoa que está à frente dos prazos e de alguém que está perpetuamente atrasado.
Em vez de correr freneticamente - as pessoas produtivas têm uma estratégia de organização sólida. A chave é encontrar os métodos, técnicas e ferramentas que funcionam melhor para você. Alguns de meus favoritos são, pessoalmente estes :
Criar uma lista de tarefas simples com não mais do que três "tarefas mais importantes" (MITs - sigla em Inglês ).
Utilizar aplicativos de lista de afazeres, como Wunderlist ou Todoist, para organizar e compartilhar minhas listas.
Automatizar tarefas recorrentes. Automatizar usando Buffer ou Hootsuite para atualizações de mídias sociais, respostas de e-mail enlatadas, ou chatbots para atendimento ao cliente. O calendário pode fazer sugestões inteligentes de agendamento e há também ferramentas que podem enviar faturas recorrentes.
Se você criar conteúdo para seu negócio, então você precisa de um calendário editorial e de um modelo. O calendário editorial e o modelo manterão os objetivos de marketing de sua empresa no caminho certo.
Confie em métodos comprovados de gerenciamento de tempo como a Técnica Pomodoro. Ele ajuda a decompor projetos maiores em pedaços menores e o lembrará de fazer pausas.
Na cozinha, um chefe de cozinha tem um sistema chamado "mise en place". Este sistema de cozinheiro é um processo que eles usam para organizar todos os seus ingredientes e ferramentas antes de cozinhar. Este trabalho preparatório ajuda a contabilizar seu tempo, evita a procura de itens mal colocados e os ajuda a se concentrar. Eu gosto de separar minhas roupas na noite anterior ao trabalho e ter todas as ferramentas (computador, cabos, materiais) na bolsa pronto para sair.
3. Criar um sistema para minimizar as distrações.
Você está em seu escritório se preparando para uma reunião. Você ouve uma notificação por e-mail no seu telefone. Ao invés de ignorá-la - você pára o que está fazendo e lê o e-mail. Agora você perdeu seu trem de pensamento e não pode voltar atrás nos trilhos por alguns segundos. Estes segundos e microssegundos se somam ao longo do tempo para uma grande distração.
A distração é uma ocorrência comum com pessoas ocupadas. Elas se permitem se distrair.
Aqueles que são produtivos, no entanto, criaram um sistema e o colocaram em prática para reduzir as distrações. Por exemplo, alguns deles trabalham em suas tarefas mais importantes pela manhã. Durante este tempo, eles fecham suas portas e desligam as notificações de smartphone. Quando concluídas, elas têm um tempo específico dedicado a tarefas rotineiras como e-mail.
4. Não se preocupe com as pequenas coisas.
Outra diferença entre pessoas produtivas e aquelas que não são - é que as pessoas ocupadas se perdem em pequenos detalhes. As pessoas produtivas se concentram em questões macro. Desde que você passe de A a B de forma eficiente, não importa o caminho exato que você tomou. Só importa que você tenha chegado lá.
Saltar a luta pela perfeição e a obsessão por cada pequeno detalhe. Concentre-se em atingir os principais marcos que o ajudem a alcançar seus objetivos.
5. Diga "sim" estrategicamente.
As pessoas ocupadas raramente dizem "não". Dizem "sim" à maioria das solicitações, virtuais ou presenciais - quer seja para assumir uma nova tarefa ou convite para um evento. "Sim para" tudo acabará por empacotar uma agenda com coisas que fazem pouco para melhorar a vida de uma pessoa.
As pessoas produtivas são mais estratégicas com seu tempo. Elas sabem que dizer "sim" é um compromisso de tempo que as impede de se concentrar nas prioridades. Eles só dirão "sim" aos pedidos se isso os ajudar a atingir seus objetivos. Se suas metas de valor não estiverem sendo perseguidas, eles dirão educadamente "não".
6. Estarão dispostos a fazer sacrifícios.
Há uma crença de que, como empresários ou proprietários de empresas, você tem que sacrificar coisas como passar tempo com a família ou fazer os passatempos que somos apaixonados por fazer. Pode haver alguma verdade nisso, se você quiser estar ocupado 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Pessoas produtivas estão dispostas a fazer sacrifícios se isso lhes der mais tempo para descansar, passar com as pessoas que mais importam e perseguir interesses como uma agitação lateral. Estabelecer "negócios" e "horas fora do escritório" ajuda a reservar o tempo de qualidade necessário. Exemplos seriam desligar as tomadas nos fins de semana e desistir de comitês ou organizações que não estão construindo você de alguma forma.
Algumas pessoas podem não conseguir contactar você e você pode até mesmo frustrar outras quando você não estiver disponível em uma tarde de sábado. Mas, você se sentirá menos apressado, sobrecarregado e estressado. Mais importante ainda, isso garante que você não estará negligenciando seu próprio autocuidado e suas prioridades.
7. Cercar-se de pessoas produtivas.
Um estudo descobriu que os amigos podem influenciar nossas escolhas. Dependendo de seus amigos, isso pode ser bom ou ruim.
Por exemplo, pessoas produtivas se rodeiam daqueles que as encorajam, apóiam e motivam. Essas pessoas produtivas geralmente são competentes com seus objetivos. Por outro lado, pessoas ocupadas se cercam daqueles que se entregam a elas. Pode ser divertido vegetar e assistir filmes o dia todo, mas isso raramente é o melhor uso de seu tempo.
8. Pese os prós e os contras antes de pular em uma tendência.
Quer seja a última tendência social ou empresarial, as pessoas de negócios estão por toda parte e isso nem sempre é a pior coisa do mundo. Mas, estas tendências podem não ter valor duradouro suficiente. Como resultado, os "busybodies" passam o tempo pulando de tendência a tendência.
Antes de pular em qualquer comboio, pessoas produtivas pesarão os prós e os contras da tendência. Se não estiver proporcionando valor ou melhorando vidas, então a direção não vale o tempo ou o investimento financeiro.
Por exemplo, parece que todos querem ter seu próprio podcast ou canal no YouTube. As pessoas estão fazendo uma fortuna com este tipo de conteúdo. Entretanto, se você der um passo atrás, você perceberá que é apenas uma pequena fração das pessoas que estão ganhando dinheiro nestes canais. Estes canais são do tipo que o ajudariam em sua carreira ou em seus objetivos de vida?
9. Seja honesto sobre seu progresso.
No final do dia, pergunte-se se você teve um dia incrivelmente ocupado sem nenhuma rima ou razão? Ou o trabalho que você fez hoje o aproximou de seus objetivos? Esta introspecção honesta deve se tornar um ritual diário. Faça a si mesmo estas perguntas sobre sua produtividade e o ajudará a colocar seu trabalho em perspectiva. Você será capaz de diferenciar entre o que é prioritário e o que não é.
Questionar-se a si mesmo, lhe dará a oportunidade de pensar sobre o que correu bem em seu dia e o que não correu - dando-lhe a oportunidade de fazer ajustes para o futuro.
Texto traduzido do Inglês com ajuda da versão gratuita do tradutor - www.DeepL.com/Translator
Conteúdo organizado por: Silvana Latavanha
Créditos: Com informações obtidas na rede LinkedIn Autor: John Rampton
